Onderdelen Projecten
|
|
|
Projecten
Met het onderdeel projecten kunt u projecten registreren en beheren, projecten plannen, een begroting per project vastleggen en de gemaakte planning uiteindelijk vergelijken met de daadwerkelijke uitvoer van het project. Ook kunnen onkosten en facturen die zijn gekoppeld aan projecten hier worden beheerd.
Project Registratie
Bij de project registratie legt u alle definities vast van het project. Een project heeft algemene gegevens, maar ook details, mogelijke kosten en notities. Heeft u eenmaal een project gedefinieerd, dan legt u hier dus alle uitvoer van het project vast.
Project Details
Het Project detail gedeelte bevat de registratie van alle uitgevoerde werkzaamheden voor het betreffende project. Eventuele facturen kunnen later plaatsvinden of een enkele of meerdere project detail regels.
Project Deelbetalingen/Facturen
Bij een project kunt u een hoop algemene gegevens ingeven. U kunt onder andere bepalen of het een project betreft dat wordt uitgevoerd op basis van een vast bedrag. Maar het kan ook op basis van uurtje factuurtje.
In dat laatste geval kan het heel goed zijn dat u tijdens het project al een factuur wilt sturen met betrekking tot een aantal taken die u al heeft uitgevoerd. Dit kan heel eenvoudig en wordt hierna als deelbetaling/factuur in het systeem vastgelegd. Per factuur kunt u heel overzichtelijk zien of deze al is verstuurd en mogelijk al is betaald.
Ook kunnen facturen worden ingegeven met een zogenaamde plandatum. Dit zijn facturen die in de toekomst liggen, maar waarvan u al weet dat u die moet gaan versturen op een (afgesproken) datum.
In dat laatste geval kan het heel goed zijn dat u tijdens het project al een factuur wilt sturen met betrekking tot een aantal taken die u al heeft uitgevoerd. Dit kan heel eenvoudig en wordt hierna als deelbetaling/factuur in het systeem vastgelegd. Per factuur kunt u heel overzichtelijk zien of deze al is verstuurd en mogelijk al is betaald.
Ook kunnen facturen worden ingegeven met een zogenaamde plandatum. Dit zijn facturen die in de toekomst liggen, maar waarvan u al weet dat u die moet gaan versturen op een (afgesproken) datum.
Project Kosten
Bij het onderdeel Onkosten van Projecten kunt u gemaakte kosten registreren. Zo'n kostenpost kunt u koppelen aan een project. Bij een project kunt u dan weer gemaakte kosten bekijken en er mogelijk een factuur voor versturen naar de klant.
Project Planning
Dit toont een overzicht van al uw planningen over een periode van 1,5 jaar. Per week ziet u hoeveel uren u mogelijk al heeft ingepland en hoeveel uren er in een week nog beschikbaar zijn.
Selecteert u een week in de linker lijst (in het voorbeeld hieronder is week 6 geselecteerd), dan ziet u welke activiteiten voor die week bij geselecteerd project horen. Mogelijke activiteiten voor die week met betrekking tot andere projecten zijn ook zichtbaar.
Selecteert u een week in de linker lijst (in het voorbeeld hieronder is week 6 geselecteerd), dan ziet u welke activiteiten voor die week bij geselecteerd project horen. Mogelijke activiteiten voor die week met betrekking tot andere projecten zijn ook zichtbaar.
Project Begroting
Hier kan per project een begroting worden opgegeven. Aan de ene kant plant u het verwachtte aantal uren dat u denkt te gaan maken. Daarnaast de kosten die gemaakt moeten worden. Door middel van zo'n begroting kunt u vooraf al een inschatting maken of een project wel rendabel gaat worden.
Overzicht Planning
Dit toont een totaal plaatje van alle project planningen over een periode van 1,5 jaar.
Project Statistieken
Via het onderdeel statistieken bij projecten ziet u per project een totaalplaatje met betrekking tot geplande uren, gemaakte uren, geplande kosten, gemaakte kosten, verstuurde facturen, betaalde facturen, etc.
Project Omzet Statistieken
Bij dit onderdeel kunt u de omzet van aanwezige projecten bekijken op basis van de projecten zelf, maar ook op basis van eventueel aanwezige vastgelegde rubrieken.
Project Planning in Detail
Via dit overzicht ziet u een viertal weken van uw planning overzichtelijk naast elkaar. Op een eenvoudige manier kunnen activiteiten worden verplaatst naar een andere week.
Factuur Overzicht Projecten
Per project kunt u een of meerdere facturen versturen. Deze facturen zijn bij het project te bekijken en te beheren, maar er kan ook een overzicht worden getoond van al uw facturen. Vanuit hier heeft u een perfect overzicht van uw verstuurde, mogelijk betaalde facturen en geplande facturen.
Vanuit dit scherm kunt u ook enkele kenmerken van een factuur wijzigen (markeren als zijnde betaald bijvoorbeeld) en kunt u uw facturen printen.
Vanuit dit scherm kunt u ook enkele kenmerken van een factuur wijzigen (markeren als zijnde betaald bijvoorbeeld) en kunt u uw facturen printen.
Project Onkosten
Onkosten die u wilt koppelen aan een project zijn via het onderdeel Onkosten in te brengen en te beheren. Het onderdeel onkosten bevat een zeer uitgebreid zoekgedeelte, zodat u ingebrachte onkosten posten weer snel kunt terugvinden.
Project Afspraken
Het Portaal bevat een agenda functie waar u al uw afspraken kunt vastleggen en onderhouden. Zo'n afspraak kan worden gekoppeld aan een project:
Alle gemaakte/vastgelegde afspraken die bij een project horen zijn vervolgens zichtbaar bij het project zelf. Deze afspraken kunnen nog altijd worden gewijzigd (door middel van een dubbelklik op de afspraak in de lijst). Eventuele nieuwe afspraken voor dit project kunnen vanuit hier ook direct worden ingegeven (maar dat kan natuurlijk ook vanuit de agenda functionaliteit van het Portaal).
Project Zakelijke Ritten
Bij het onderdeel boekhouding in dit portaal kunt u zakelijke ritten registreren. Zo'n zakelijke rit kunt u koppelen aan een project. Alle zakelijke ritten vervolgens die aan een project zijn gekoppeld kunt u terugvinden bij het project. Heeft u bijvoorbeeld met uw klant een kilometervergoeding afgesproken, dan ziet u zo heel snel hoeveel geld u voor uw gemaakte ritten kunt declareren.
Project Uitvoerenden
Aan een project kunnen meerdere personen werkzaam zijn. Via dit onderdeel ziet u overzichtelijk wie precies de verschillende werkzaamheden hebben uitgevoerd.
